การคิดเชิงระบบ (System Thinking) หลักการที่ 9

388 จำนวนผู้เข้าชม  | 

การคิดเชิงระบบ (System Thinking) หลักการที่ 9

การคิดเชิงระบบ (System Thinking) หลักการที่ 9
การบริหารงานประจำวัน (Daily Management)
= วิธีคิดแบบอยู่กับปัจจุบัน มีสติคิดและทำบรรลุตามเป้าหมาย
 
การคิดเชิงระบบ ด้วยการบริหารงานประจำวัน ทำงานในปัจจุบันให้บรรลุตามเป้าหมาย เป็นการคิดเชิงระบบที่มีการวางแผน มีมาตรฐาน และมีเป้าหมายในการทำงาน การทำงานในแต่ละวันถ้าไม่มีการวางแผน ไม่มีเป้าหมาย ไม่มีมาตรฐาน การทำงานจะเผชิญกับปัญหามากมาย ได้แก่ การทำงานไม่ตรงตามนโยบาย ส่งมอบงานไม่ตรงตามกำหนด ทำงานซ้ำซ้อนกัน งานไม่สมบูรณ์ ลูกค้าไม่พึงพอใจ ต้นทุนและค่าใช้จ่ายสูง เป็นต้น แต่ละหน่วยงานที่ไม่มีการบริหารงานประจำวันที่ดี จะส่งผลกระทบต่อหน่วยงานต่อไป (ลูกค้าภายใน) เหตุเพราะหน่วยงานถัดไปจะได้รับผลงานที่ไม่ดีไม่ตรงตามความต้องการต่อเนื่องกันไป จนถึงลูกค้าภายนอก เป็นจุดอ่อนขององค์กร สุดท้ายองค์กรก็ล้มเหลว  ในทางกลับกันถ้าแต่ละหน่วยงานในองค์กรมีการบริหารงานประจำวันที่ดี จะทำให้องค์กรมีจุดแข็ง เกิดความได้เปรียบการแข่งขัน (Competitive Advantage Strategy) อีกทั้งเป็นการหลีกเลี่ยง ลด และป้องกันความเสี่ยง จะทำให้ทำน้อยได้มาก (Doing Less Getting More) เป็นความสำคัญที่ต้องคิดเชิงระบบ ด้วยการบริหารงานประจำวัน

การทำงานของแต่ละหน่วยงาน ถ้าแต่ละคนในหน่วยงานเดียวกันทำงานโดยไม่มีเป้าหมาย ไม่มีวิธีการ ไม่เชื่อมโยงกัน ปัญหาจะเกิดขึ้นมากมาย ไม่ได้ผลงานตามที่องค์กรคาดหวัง ลูกค้าไม่พึงพอใจ ดังนั้นการบริหารงานประจำวัน ต้องมีสติ สมาธิอยู่กับการทำงาน จัดทำมาตรฐานการทำงานให้ครบถ้วนถูกต้อง ปฏิบัติตามมาตรฐานไม่ใ่ห้งานผิดพลาด มีปัญญาในการปรับปรุงมาตรฐานการทำงาน ยกมาตรฐานให้สูงขึ้น สำรวจความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าที่เป็นปัจจุบัน สอนวิธิการทำงานให้กับพนักงาน ตามวิธีการปฏิบัติที่เป็นปัจจุบัน จัดการงานให้ไม่คั่งค้าง จัดทำวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุด (Best Practice) ในปัจจุบัน เพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การบริหารงานประจำวัน สรุปง่าย ๆ ว่าเป็นการทำงานที่มี

· มีมาตรฐาน มีเป้าหมาย
· ทำงานตามมาตรฐาน ตามเป้าหมาย
· ตรวจสอบการทำงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ตามเป้าหมาย
· แก้ไขให้ได้ตามมาตรฐาน ตามเป้าหมาย หรือปรับปรุงให้ดีกว่ามาตรฐาน ดีกว่าเป้าหมาย

การจัดทำตัวชี้วัด (Key Performance Indicators: KPIs) และการตั้งเป้าหมาย (Target) จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องดำเนินการ

ตัวอย่าง บริษัทแห่งหนึ่งประสบปัญหายอดขายลดลง ในขณะที่บริษัทคู่แข่งที่มีสิค้าและบริการเหมือนๆกัน มียอดขายเพิ่มขึ้น จึงทำการวิเคราะห์เชิงระบบ 3 ขั้นตอนดังนี้ 

- เหตุการณ์ (Events) : ประสบปัญหายอดขายลดลง มีการวัดประเมินผลการขายทุกๆ เดือน มีการตั้งเป้าหมายเฉพาะยอดขาย การดำเนินงานของพนักงานขายไม่มีการกำหนดอย่างชัดเจน เป็นวางแผนการทำงานของพนักงานขายเอง

- มีรูปแบบ (Patterns) : ตั้งทีมงานเพื่อปรับปรุงงาน เก็บข้อมูลการขาย วิเคราะห์หาสาเหตุที่ทำให้ยอดขายลดลง สอบถามการวิธีการทำงานและเก็บข้อมูลเชิงสถิติในการดำเนินงาน เพื่อนำไปปรับปรุงกระบวนการทำงาน

- มีการจัดทำโครงสร้างระบบ (System Structures) : ทบทวนการทำงานของพนักงานขาย มีการกำหนดมาตรฐาน และเป้าหมาย ในการทำงาน โดยมีการจัดทำกระบวนการทำงานของพนักงานขาย (มาตรฐาน) มีการจัดทำตัวชี้วัดและเป้าหมายในกระบวนการทำงาน (Leading Indicator) และตัวชี้วัดและเป้าหมายของผลลัพธ์ที่เกิดจากกระบวนการทำงาน (Lagging Indicator)

ขั้นตอนการคิดเชิงระบบด้วยการบริหารงานประจำวัน

1. เหตุการณ์ หรือปัญหาที่พบ




มีการวัดและปนผลการขายด้วยการวัดยอดขาย ความถี่เดือนละครั้ง

 

2. มีรูปแบบ ตั้งทีมงานเพื่อปรับปรุงงาน


มีการวิเคราะห์หาสาเหตุ จัดทำกระบวนการให้เป็นมาตรฐาน มีการกำหนดตัวชี้วัดนำ (Leading Indicator) และตั้งเป้าหมายภายในกระบวนการ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการทำงานตามมาตรฐานกระบวนการ

3. มีการจัดทำโครงสร้างระบบ


กำหนดให้กระบวนการบริหารงานประจำวัน เป็นโครงสร้างระบบ ที่ผู้จัดการแผนกจะต้องบริหารงานให้เป็นไปตามกระบวนการ มีการวัดผลด้วยตัวชี้วัด (KPIs) และเปรียบเทียบกับเป้าหมาย เพื่อให้ทราบถึงสถานะปัจจุบัน จะต้องปรับปรุงอะไรต่อไป

หลักการคิดเชิงระบบด้วยการบริหารงานประจำวัน

1. คิดแบบมีความเป็นองค์รวม (Holistic)


2. คิดแบบมีปฏิสัมพันธ์ต่อกัน (Interaction)


3. คิดแบบมีเหตุและผล (Cause & Effect)

การบริหารงานประจำวัน สรุปคือ เป็นการทำงานที่มีมาตรฐานที่เป็นกระบวนการอย่างชัดเจน มีการกำหนดตัวชี้วัด มีการกำหนดเป้าหมาย มีการควบคุมให้การทำงานเป็นไปตามกระบวนการ ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ มีการวัดผลทั้งในกระบวนการทำงาน และวัดผลลัพธ์จากกระบวนการ เพื่อให้รู้ว่าจะต้องแก้ไขให้เข้าสู่มาตรฐานอย่างไร หรือปรับปรุงให้สูงกว่ามาตรฐานอย่างไร เป็นการเพิ่มศักยภาพให้เกิดจุดแข็งภายในองค์กร เป็นการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

เครื่องมือที่ใช้ในการการบริหารงานประจำวัน

กระบวนการบริหารงานประจำวัน (Daily Management), มาตรฐานขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติ งาน (Standardization), การรับฟังเสียงของลูกค้า (Voice of Customer), ห่วงโซ่คุณค่า (Value Chain), กระบวนการแก้ปัญหาตามวงจร PDCA (Deming Cycle) 7 ขั้นตอน, กิจกรรมการ ปรับปรุงงานโดยพนักงาน, วิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุด (Best Practice)

ผลลัพธ์ที่ได้
• มีมาตรฐานการทำงานที่เป็นปัจจุบัน
• มีการทบทวนติดตามผลกระทบที่มีต่อลูกค้าภายนอกและลูกค้าภายใน
• มีการแก้ปัญหาให้ลูกค้าภายนอกและลูกค้าภายใน และปรับปรุงกระบวนการสร้างมาตรฐานการทำงานใหม่ตามปัจจัยที่มีการเปลี่ยนแปลงไป
• มีการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง
• มีวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุด (Best Practice) ที่เป็นปัจจุบัน
• ตอบสนองต่อการบริหารนโยบายของผู้บริหาร

การคิดเชิงระบบด้วยการบริหารงานประจำวัน จึงเป็นหลักการคิดวิเคราะห์ที่ใช้ในการแก้ปัญหาที่เกิดจากการทำงานไม่มีมาตรฐานหรือกระบวนการที่ชัดเจน ขาดการควบคุมภายในกระบวนการ ถือได้ว่าเป็นการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน จึงเป็นการทำน้อยได้มาก (Doing Less Getting More) จะทำให้ป้องกัน ลด หรือหลีกเลี่ยงความเสี่ยงได้

 “การจะคิดเป็นระบบได้ เกิดจากคิดอย่างเป็นเหตุและผล การเรียนทำให้มีความรู้ แต่การลงมือทำจะทำให้เกิดทักษะ”


อาจารย์วีรปรัชญ์ สิงห์สัตย์
ผู้เขียนหนังสือคัมภีร์บริหารธุรกิจสู่ความยั่งยืน
ผู้อำนวยการสถาบันพัฒนาธุรกิจBCI

Powered by MakeWebEasy.com
เว็บไซต์นี้มีการใช้งานคุกกี้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานเว็บไซต์ของท่าน ท่านสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว  และ  นโยบายคุกกี้